Excel 頁尾怎麼設定：詳細步驟與設定技巧

Excel 頁尾怎麼設定：為您的文件添加專業頁碼與資訊

在 Excel 中設定頁尾，主要是為了在列印文件時，於每頁的底部添加必要的資訊，例如頁碼、日期、檔案名稱、公司名稱等。這不僅能提升文件的專業度，也能方便閱讀者追蹤和索引。設定 Excel 頁尾的操作相對直觀，您可以在「版面設定」對話框中完成。以下將詳細說明 Excel 頁尾的設定步驟與相關技巧。

一、進入 Excel 頁尾設定介面

要設定 Excel 頁尾，您需要先進入 Excel 的「版面設定」對話框。有兩種主要方式可以到達此介面：

方法一：使用「版面設定」按鈕

在 Excel 工作表中，切換到「版面配置」選項卡。
在「版面設定」群組中，點擊右下角的小箭頭圖示，即可開啟「版面設定」對話框。

方法二：使用「頁面預覽」

切換到「檢視」選項卡。
在「活頁簿檢視」群組中，選擇「分頁預覽」。
進入分頁預覽模式後，您會在工作表的頂部或底部看到「頁首」和「頁尾」的編輯區域。直接點擊頁尾區域，即可進入編輯狀態。
在編輯頁尾時，Excel 通常會自動顯示「頁首/頁尾工具」選項卡，您也可以透過此處進入更詳細的設定。

二、設定頁尾內容

進入「版面設定」對話框後，請選擇「頁首/頁尾」選項卡。您會看到三個區域：左頁尾、中間頁尾和右頁尾。您可以根據自己的需求，在這些區域輸入文字或插入預設的頁尾元素。

1. 輸入自訂文字

您可以直接在左、中、右頁尾的文字框中輸入任何您想顯示的文字，例如您的公司名稱、專案名稱等。

2. 插入預設頁尾元素

Excel 提供了許多方便的預設按鈕，讓您可以輕鬆插入常用的頁尾元素。這些按鈕通常位於文字框的上方，包含以下功能：

頁碼 (Page Number): 插入當前頁的頁碼。
頁數 (Number of Pages): 插入文件的總頁數。
日期 (Date): 插入目前的系統日期。
時間 (Time): 插入目前的系統時間。
檔案名稱 (File Name): 插入目前 Excel 檔案的完整路徑和檔案名稱。
工作表名稱 (Sheet Name): 插入目前工作表的名稱。
圖片 (Insert Picture): 插入一張圖片，例如公司 Logo。

3. 組合頁尾元素

您可以自由組合文字和預設元素。例如，您可以在左頁尾輸入「文件版本：」，然後點擊「檔案名稱」按鈕，這樣就會顯示「文件版本：[檔案名稱]」。

4. 設定頁碼格式

如果您需要更自訂的頁碼格式，例如「第 x 頁，共 y 頁」，您可以這樣設定：

在您希望顯示頁碼的頁尾區域（例如右頁尾），先點擊「頁碼」按鈕，Excel 會插入「[Page]」。
接著，您可以在「[Page]」前後輸入文字，例如「第」，然後在「[Page]」後面輸入「頁」。
如果您需要顯示總頁數，可以再點擊「頁數」按鈕，Excel 會插入「[Pages]」。
最終效果可能是：「第 [Page] 頁，共 [Pages] 頁」。

5. 插入圖片

點擊「插入圖片」按鈕後，會彈出一個選擇圖片的對話框。您可以從您的電腦中選擇圖片檔案。插入圖片後，您可以點擊圖片，然後使用「頁首/頁尾工具」選項卡中的「格式化圖片」來調整圖片的大小、位置等。

三、進階頁尾設定與選項

在「版面設定」對話框的「頁首/頁尾」選項卡中，還有一些額外的選項可以幫助您更精確地控制頁尾的顯示：

1. 不同奇偶頁

如果您希望奇數頁和偶數頁的頁尾內容不同（例如，奇數頁靠右顯示頁碼，偶數頁靠左顯示檔案名稱），請勾選「不同奇偶頁」。勾選後，您會發現「頁首/頁尾」選項卡會多出「奇數頁頁尾」和「偶數頁頁尾」的設定區域，您可以分別進行設定。

2. 首頁不同

如果您希望文件的第一頁（封面頁）有一個不同的頁尾，或者根本沒有頁尾，請勾選「首頁不同」。勾選後，同樣會出現「首頁頁尾」的設定區域，讓您可以獨立設定第一頁的頁尾內容。

3. 頁尾與頁邊距

頁尾的垂直位置與頁邊距的關係非常重要。您可以透過「版面設定」對話框中的「頁面」選項卡來調整頁面的邊距，這也會間接影響頁尾的顯示空間。通常，Excel 會自動計算頁尾的間距，但如果您覺得頁尾太靠近內容或太靠近頁面邊緣，可以嘗試調整頁邊距。

4. 頁尾大小調整

如果您插入了圖片，或者輸入了較長的文字，可能需要調整頁尾的大小。直接在頁尾編輯區域輸入內容，Excel 會自動根據內容調整頁尾的高度。如果插入圖片，則需要在「頁首/頁尾工具」選項卡中調整圖片的大小。

四、常見問題與技巧

頁尾不顯示： 確認您已正確進入「版面設定」並在「頁首/頁尾」選項卡中進行了設定。同時，檢查您的工作表是否設定了「無頁首/頁尾」，如果是，請切換到「預設」或自訂選項。
頁尾內容跑掉： 這通常是因為內容過長，或是使用了不支援的特殊符號。嘗試簡化內容，或將長文字拆分到不同的頁尾區域。
頁碼從特定數字開始： Excel 本身沒有直接設定起始頁碼的功能。如果您需要頁碼從非 1 開始，可以考慮兩種方法：
- 手動調整 (不推薦): 如果只有一兩頁，可以考慮手動輸入頁碼，但這會使後續更新變得困難。
- 利用 Excel 的「版面設定」中的「頁碼」選項： 在「版面設定」對話框的「頁面」選項卡中，您可以找到「頁碼」相關的設定。雖然它主要是設定頁碼的起始位置，但有時結合其他設定，可以達到類似的效果。更常見的做法是，如果您有特殊需求，可能需要透過 VBA 程式碼來實現。
預覽頁尾： 在設定完頁尾後，最直接的方式就是進入「檔案」->「列印」，查看列印預覽。這樣您可以清晰地看到頁尾在實際列印時的樣子，並進行必要的調整。
清除頁尾： 如果您想移除頁尾，只需再次進入「版面設定」->「頁首/頁尾」選項卡，將所有頁尾區域清空即可。

透過以上詳細的步驟與技巧，您應該能夠掌握如何在 Excel 中設定頁尾，並為您的列印文件添加所需的資訊，使其更具專業性和實用性。