如何讓excel瘦身：精簡檔案大小的完整指南

如何讓excel瘦身：精簡檔案大小的完整指南

要讓 Excel 檔案瘦身，最有效的方法包括：移除不必要的儲存格、清除格式、刪除未使用的名稱、儲存為二進位格式 (.xlsb) 以及壓縮圖片。

Excel 檔案隨著時間推移，可能會因為各種操作而變得臃腫，影響開啟速度、儲存空間，甚至引發效能問題。檔案過大不僅是儲存空間的浪費，更可能導致工作效率下降。本文將提供一系列實用的方法，教你如何有效率地讓 Excel 檔案「瘦身」，恢復輕巧靈活的狀態。

一、 釐清檔案大小的成因

在進行瘦身之前，了解 Excel 檔案變大的原因至關重要。常見的成因有：

• 儲存格內包含大量資料或公式： 即使是隱藏的儲存格，如果內含公式或資料，也會佔用檔案空間。
• 過多的格式設定： 儲存格的字型、顏色、框線、條件格式等，都會增加檔案的複雜度。
• 未使用的名稱或物件： 雖然隱藏，但定義的名稱、圖案、圖表等若不再使用，也會積累檔案大小。
• 圖片或圖形物件： 插入的高解析度圖片或大量的圖形，是造成檔案肥大的主因之一。
• 工作表過多或合併計算： 即使有些工作表是空的，它們仍然會佔用一定的空間。
• 歷史版本記錄： 某些 Excel 版本會保留檔案的歷史版本，這也會增加檔案大小。

二、 精簡儲存格內容與格式

這是最直接也最有效率的瘦身方式之一。許多時候，檔案變大並非因為實際需要的資料，而是那些被遺忘或不再使用的「幽靈」儲存格。

1. 移除未使用的儲存格

檢查並刪除所有包含資料或公式的儲存格，即使它們被隱藏了。

• 方法：
  • 選取整個工作表（點擊左上角的工作表標籤之間的三角形按鈕）。
  • 按下 Ctrl + G （或 F5）打開「跳至」對話框。
  • 點擊「特殊」按鈕。
  • 選擇「最後儲存格」並點擊「確定」。Excel 會選取你檔案中實際有內容的最後一個儲存格。
  • 從這個選取的儲存格開始，一直到工作表的右下角，這些都是可能包含隱藏資料的區域。
  • 將這些選取的範圍（從最後一個有內容的儲存格到整個工作表的右下角）的內容和格式全部清除。右鍵點擊選取的範圍，選擇「清除內容」和「清除格式」。
  • 重要提示： 如果你確定有大量的空白儲存格，可以更進一步，選取從你的實際資料範圍之外的儲存格，然後右鍵點擊，選擇「刪除」，再選擇「整列」或「整欄」進行刪除，以徹底移除這些區域。

2. 清除多餘的格式

過多的格式設定，即使儲存格內是空的，也會增加檔案大小。

• 方法：
  • 使用「清除格式」工具：
    1. 在「常用」選項卡的「編輯」群組中，點擊「清除」。
    2. 選擇「清除格式」。這會移除所有儲存格的格式設定，但保留內容。
  • 條件式格式：
    1. 前往「常用」選項卡。
    2. 在「樣式」群組中，點擊「條件式格式」->「管理規則」。
    3. 檢查是否有不再需要的規則，並將其刪除。
  • 樣式：
    1. 在「常用」選項卡中，點擊右下角的啟動器按鈕，打開「儲存格樣式」窗格。
    2. 檢查是否有未使用或重複的樣式，並將其刪除。

三、 刪除未使用的名稱與物件

Excel 中定義的名稱，即使沒有被公式引用，也會佔用檔案空間。同樣，圖案、文字方塊等物件也需要檢查。

• 刪除未使用名稱：
  1. 前往「公式」選項卡。
  2. 在「已定義名稱」群組中，點擊「名稱管理員」。
  3. 逐一檢查清單中的名稱，識別出不再使用的名稱（例如，名稱的「參照到」顯示錯誤，或者你知道它不再被公式引用）。
  4. 選取要刪除的名稱，然後點擊「刪除」按鈕。
  5. 請謹慎操作： 確保你刪除的名稱確實不再被公式使用，否則可能導致公式出錯。
• 檢查隱藏物件：
  1. 按下 Alt + F11 開啟 VBA 編輯器。
  2. 在左側的「專案」視窗中，選擇你的 Excel 檔案名稱。
  3. 在「工具」選單中，選擇「參考」。
  4. 檢查是否有未使用的 Office 內建物件庫被啟用，並取消勾選。
  5. 此外，回到 Excel 工作表中，使用「選取窗格」（「常用」->「編輯」->「尋找與選取」->「選取窗格」），檢查是否有隱藏的圖案、文字方塊、圖表等物件，並將其刪除。

四、 善用儲存格式與壓縮技巧

選擇合適的儲存格式以及壓縮圖片，可以顯著減小檔案大小。

• 儲存為二進位格式 (.xlsb)：
  1. 這是最推薦的瘦身方法之一，尤其適用於包含巨集和複雜公式的檔案。
  2. 前往「檔案」->「另存新檔」。
  3. 在「存檔類型」下拉選單中，選擇「Excel 二進位活頁簿 (*.xlsb)」。
  4. 好處： .xlsb 格式使用二進位編碼，比預設的 .xlsx 格式更緊湊，通常能減少 10%-30% 的檔案大小，同時也能更有效地處理大型資料集和巨集。
• 壓縮圖片：
  1. 如果你的 Excel 檔案中包含圖片，請務必進行壓縮。
  2. 選取圖片。
  3. 前往「圖片格式」或「格式」選項卡（取決於你的 Excel 版本）。
  4. 在「調整」群組中，點擊「壓縮圖片」。
  5. 在彈出的對話框中，你可以選擇「套用到此圖片」或「套用到所有圖片」。
  6. 建議選擇「刪除圖片的剪裁區域」，並根據你的需求選擇適當的解析度（例如 96 ppi 適用於螢幕顯示，330 ppi 適用於列印）。
  7. 點擊「確定」。

五、 優化工作表與資料結構

結構的優化也能間接幫助檔案瘦身。

• 移除空白工作表： 逐一檢查工作表，刪除所有不使用的空白工作表。
• 資料分割： 如果一個檔案包含了過多不同主題的資料，考慮將其分割到不同的檔案中。
• 外部參照： 減少對其他 Excel 檔案的外部連結，如果可以，將資料整合到一個檔案中（但要注意整體檔案大小）。
• 陣列公式與 Lambda 函數 (較新版本)： 在某些情況下，使用優化的陣列公式或 Lambda 函數，可以取代大量複製的公式，進而簡化檔案結構。

六、 徹底的檔案清理

有時候，需要更徹底的清理才能發現隱藏的問題。

• 匯出至新檔案：
  1. 建立一個新的空白 Excel 檔案。
  2. 將原始檔案中所有的有價值工作表複製並貼到新的空白檔案中。
  3. 在新檔案中，再次檢查並執行上述的瘦身步驟。
  4. 這個方法可以幫助你「重置」檔案，移除一些潛在的損壞或難以查找的問題。
• 檢查活頁簿損壞： 如果你懷疑檔案損壞，可以嘗試使用 Excel 的「開啟並修復」功能。

透過上述這些方法，你可以系統性地檢查並優化你的 Excel 檔案，有效地將其「瘦身」，不僅能節省寶貴的儲存空間，更能提升檔案的開啟和處理速度，讓你的工作更加順暢。記住，定期進行檔案瘦身，是保持 Excel 檔案健康運作的良好習慣。