如何匯入Excel：步驟、技巧與常見問題全解析
掌握 Excel 資料匯入的秘訣
想知道如何匯入 Excel 檔案中的資料？最直接的方式是使用 Excel 本身的「取得外部資料」功能，可以匯入 CSV、TXT、其他 Excel 檔案，甚至是資料庫中的資料。
匯入 Excel 資料的過程，核心在於讓 Excel 能夠正確辨識並讀取您希望導入的數據。無論您是需要將多個報表合併，還是整理來自不同來源的資訊，掌握正確的匯入方法都能大大提升工作效率。本文將從基礎操作到進階技巧，提供一個全面的指南，幫助您輕鬆解決如何匯入 Excel 的所有疑問。
一、 CSV 檔案的匯入
CSV（Comma Separated Values）檔案是一種非常常見的資料交換格式，以逗號作為分隔符號。匯入 CSV 檔案是如何匯入 Excel 的基礎操作之一。
1. 使用「從文字/CSV 檔案取得外部資料」
- 開啟您的 Excel 工作簿。
- 點選功能區的「資料」索引標籤。
- 在「取得及轉換資料」群組中，點選「取得外部資料」，然後選擇「從文字/CSV」。
- 瀏覽並選取您要匯入的 CSV 檔案，然後點選「匯入」。
- Excel 會自動偵測檔案的編碼、分隔符號和資料類型。在預覽視窗中，您可以檢查資料是否正確顯示。
- 如果偵測結果無誤，直接點選「載入」。若有需要修改，可以點選「轉換資料」，進入 Power Query 編輯器進行更詳細的處理。
2. 匯入時的注意事項
- 分隔符號： CSV 檔案最常見的分隔符號是逗號，但有時也可能是分號、 Tab 鍵等。在匯入時，Excel 通常會自動偵測，若偵測錯誤，可在預覽視窗中手動調整。
- 檔案編碼： 不同的作業系統或軟體可能使用不同的文字編碼（如 UTF-8、ANSI 等）。若匯入的文字出現亂碼，需要嘗試變更編碼設定。
- 資料類型： Excel 會嘗試自動辨識資料類型（數字、文字、日期等）。若自動辨識錯誤，可在 Power Query 編輯器中手動修正。
二、 其他 Excel 檔案的匯入
當您需要將另一個 Excel 檔案中的資料匯入到當前工作簿時，也有多種方法可以實現。這也是如何匯入 Excel 的常見場景。
1. 使用「從活頁簿取得外部資料」
- 同樣在「資料」索引標籤下，點選「取得外部資料」，然後選擇「從活頁簿」。
- 選取您要匯入的 Excel 檔案。
- Excel 會顯示該檔案中的所有工作表和表格。您可以選擇要匯入的特定工作表或已定義的表格。
- 點選「載入」即可將選定的資料匯入。
2. 使用 Power Query 進行更靈活的匯入
Power Query（在 Excel 中稱為「取得及轉換資料」）提供了更強大的資料處理能力，非常適合處理來自多個 Excel 檔案的匯入與合併。
- 點選「資料」>「取得外部資料」>「從檔案」>「從活頁簿」。
- 選取檔案後，點選「轉換資料」。
- 在 Power Query 編輯器中，您可以進行篩選、排序、合併、拆分欄位、更改資料類型等多種操作，以確保匯入的資料乾淨、準確。
- 完成轉換後，點選「關閉並載入」，資料就會匯入到 Excel 中。
3. 複製貼上
對於少量、結構簡單的資料，最直接的方法就是複製貼上。
- 在來源 Excel 檔案中，選取您要複製的儲存格範圍。
- 按 `Ctrl+C` (或 `Cmd+C`) 複製。
- 切換到目標 Excel 檔案，選取您要貼上的起始儲存格。
- 按 `Ctrl+V` (或 `Cmd+V`) 貼上。
提示： 為了保持資料格式，您可以選擇「選擇性貼上」，例如「貼上值」或「貼上格式」。
三、 匯入 TXT 檔案
TXT 檔案通常是純文字文件，可能包含表格結構，也可能沒有。匯入 TXT 檔案是如何匯入 Excel 的另一種常見需求。
1. 使用「從文字/CSV 檔案取得外部資料」
與匯入 CSV 類似，Excel 的「從文字/CSV」功能也可以處理 TXT 檔案。
- 按照匯入 CSV 的步驟，選取您的 TXT 檔案。
- Excel 會嘗試偵測分隔符號。對於沒有明確分隔符號（例如，每行就是一條記錄）的 TXT 檔案，您可能需要選擇「分隔符號」為「固定寬度」，然後手動在預覽視窗中指定欄位斷點。
- 根據需要調整分隔符號、文字限定詞和檔案編碼，然後載入資料。
2. 使用「從文字匯入精靈」（較舊版本 Excel 或特定情況）
在某些 Excel 版本中，您也可以找到「從文字匯入精靈」。
- 點選「資料」>「取得外部資料」>「從舊版匯入」>「從文字」。
- 精靈會引導您完成檔案類型（分隔符號或固定寬度）、分隔符號、文字限定詞和欄位資料格式的設定。
四、 從資料庫匯入資料
對於需要定期從 SQL Server, Access, Oracle 等資料庫中提取資料的用戶，Excel 提供了直接連接到這些資料來源的功能。這也是如何匯入 Excel 進階應用的一部分。
- 在「資料」索引標籤下，點選「取得外部資料」，然後選擇「從其他來源」，再選擇相應的資料庫類型（例如「從 SQL Server」）。
- 您需要提供伺服器名稱、登入資訊（如果需要）以及要連接的資料庫名稱。
- 接下來，您可以選擇要匯入的特定表格或編寫 SQL 查詢來提取資料。
- 匯入後，這些資料將以動態方式連接到原始資料庫，您可以隨時重新整理以獲取最新數據。
五、 匯入網頁資料
如果網頁上的資料以表格形式呈現，Excel 也可以將其匯入。
- 點選「資料」>「取得外部資料」>「從其他來源」>「從網頁」。
- 在彈出的對話框中，輸入網頁的 URL。
- Excel 會分析該網頁，並顯示所有偵測到的表格（通常會用黃色箭頭標示）。
- 點選您要匯入的表格旁邊的黃色箭頭，使其變成綠色打勾圖標，然後點選「匯入」。
六、 匯入時的常見問題與解決方案
在實際操作如何匯入 Excel 的過程中，可能會遇到一些挑戰。
1. 資料亂碼
- 原因： 檔案編碼不匹配。 解決方案： 在匯入時，嘗試變更文字編碼設定，例如從 ANSI 變更為 UTF-8，或反之。
2. 資料分隔錯誤
- 原因： 分隔符號偵測錯誤。 解決方案： 在匯入預覽視窗中，手動選擇正確的分隔符號（逗號、分號、Tab 等）或設定為「固定寬度」。
3. 匯入後欄位合併/拆分問題
- 原因： 原始資料結構問題，或匯入時設定不當。 解決方案： 使用 Power Query 編輯器進行「合併欄位」、「分割欄位」、「取代值」等操作來修正。
4. 數字被識別為文字
- 原因： 數字中包含非數字字符（如千位分隔符、貨幣符號），或匯入時被誤設為文字。 解決方案： 在 Power Query 中，將該欄位的資料類型變更為「數字」。若數字包含千位分隔符，可在匯入前先在原始檔案中移除，或在 Power Query 中使用「取代值」功能。
5. 日期格式錯誤
- 原因： 系統地區設定與檔案日期格式不匹配。 解決方案： 在 Power Query 中，將日期欄位的資料類型設定為「日期」，並確保其格式符合您的地區設定。
七、 利用 Power Query 提升匯入效率
Power Query 是 Excel 中進行資料轉換和匯入的強大工具，它使得如何匯入 Excel 變得更加靈活和高效。
- 自動化： 一旦設定好匯入和轉換步驟，下次只需點選「全部重新整理」，Excel 就會自動執行所有操作。 可重複性： 適用於處理大量、重複性的資料匯入任務。 資料清洗： 提供豐富的函數和介面，用於處理缺失值、重複值、異常值，以及進行欄位合併、分割、篩選等。 多來源整合： 可以輕鬆地從多個檔案、資料庫、網頁等來源匯入資料，並將它們整合在一起。
掌握如何匯入 Excel 資料，是提升 Excel 使用效率的關鍵。從簡單的 CSV 檔案到複雜的資料庫連接，Excel 提供了多樣化的工具和方法。透過本文的詳細介紹，您應該能夠更自信地處理各種資料匯入的場景。
