Google 試算表如何連結？多種方法一次搞懂，提升協作效率！
Google 試算表如何連結？多種方法一次搞懂，提升協作效率！
Google 試算表連結主要透過 **分享設定** 或 **匯入/匯出功能** 來實現，讓您能安全地與他人共享、協同編輯，或將資料整合到其他試算表中。
為什麼需要連結 Google 試算表？
在數位協作日益普及的今天，Google 試算表以其雲端特性和強大的共享功能，成為許多個人和團隊的首選。連結 Google 試算表，不僅是為了分享數據，更是為了：
- 協同編輯：讓多人同時在同一份試算表上進行編輯、修改和評論，大幅提升團隊效率。
- 資料整合：將不同來源的資料匯入到一個試算表中，或將現有試算表的數據連結到其他文件，方便進行統一分析。
- 自動更新：部分連結方式能夠實現數據的自動同步，確保您獲取的資訊是最新的。
- 安全共享：精準控制誰可以查看、編輯或評論您的試算表，保障資料的安全性。
Google 試算表常見的連結方法
Google 試算表提供了多種連結方式，以滿足不同情境下的需求。以下將詳細介紹幾種最常用且有效的方法：
方法一：透過分享設定連結試算表 (最常用，適用於協同編輯)
這是 Google 試算表最核心的連結方式，讓您將試算表的存取權限授予給指定的個人或公開給所有人。
步驟一：開啟並選取您的試算表
首先，請登入您的 Google 帳戶，然後打開您想要分享的 Google 試算表。
步驟二：點擊右上角的「共用」按鈕
在試算表介面的右上角，您會看到一個藍色的「共用」按鈕。點擊它。
步驟三：新增人員或設定共用對象
- 新增特定人員： 在「新增人員和群組」欄位中，輸入您想與之分享試算表的聯絡人的電子郵件地址。
- 選擇權限： 在新增的電子郵件地址旁邊，您可以選擇不同的存取權限：
- 檢視者： 只能查看試算表，無法進行任何編輯。
- 加註者： 可以查看試算表，並為儲存格新增註解。
- 編輯者： 可以查看、編輯、新增或刪除儲存格內容，並新增註解。
- 新增訊息 (選填)： 您可以在下方欄位輸入一段訊息，讓接收者了解分享的目的。
- 設定為「知道這個連結的任何人」： 如果您希望讓任何擁有該連結的人都能存取試算表，請點擊「一般存取權」旁的下拉選單，並選擇「知道這個連結的任何人」。同樣地，您也可以為這類連結設定「檢視者」、「加註者」或「編輯者」的權限。請注意： 對於敏感資料，建議謹慎使用此選項，除非您確定其公開分享的安全性。
步驟四：傳送邀請
完成設定後，點擊「傳送」按鈕。您所添加的人員將會收到一封電子郵件通知，其中包含試算表的連結。
連結的重點說明：
- 即時更新： 任何編輯者對試算表的修改都會即時顯示給所有擁有存取權限的人。
- 版本紀錄： Google 試算表會自動記錄所有變更，您可以隨時查看和還原歷史版本。
- 安全與隱私： 您可以隨時透過「共用」設定來修改或撤銷權限。
方法二：使用 `IMPORTRANGE` 函數連結不同試算表的數據
如果您需要將一個 Google 試算表中的特定數據範圍匯入到另一個試算表中，`IMPORTRANGE` 函數是您的最佳選擇。這能實現數據的動態連結，當來源試算表更新時，目標試算表中的數據也會自動更新。
`IMPORTRANGE` 函數的基本語法
IMPORTRANGE("試算表_URL", "工作表名稱!範圍")
參數說明：
- 試算表_URL： 您要匯入數據的來源試算表的完整網址 (URL)。
- 工作表名稱!範圍： 您要匯入的具體數據所在的「工作表名稱」以及「儲存格範圍」，例如 "Sheet1!A1:D10"。
實際操作步驟：
- 獲取來源試算表 URL： 打開您要匯入數據的來源試算表，複製其網址。
- 開啟目標試算表： 打開您要匯入數據的目標試算表。
- 在目標儲存格輸入公式： 在您希望數據匯入的起始儲存格中，輸入 `IMPORTRANGE` 公式。例如，如果您想將來源試算表 (URL 為 `https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxxx/edit`) 的 "SalesData" 工作表中的 A1:C10 範圍匯入到目前的試算表中，您會輸入：
IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxxx/edit", "SalesData!A1:C10")
- 授權存取： 首次使用 `IMPORTRANGE` 連結不同試算表時，您會看到一個「授權存取」的提示。點擊「允許存取」，Google 會要求您授權目標試算表讀取來源試算表的數據。
`IMPORTRANGE` 的注意事項：
- 必須授權： 來源和目標試算表必須分別獲得授權才能進行連結。
- 效能考量： 如果匯入的數據範圍非常大，可能會影響試算表的載入速度。
- 僅供讀取： `IMPORTRANGE` 僅支援讀取數據，您無法透過此函數修改來源試算表的數據。
- URL 格式： 請確保您輸入的試算表 URL 是正確的。
方法三：匯出試算表 (較為靜態的連結)
匯出功能可以將您的 Google 試算表以不同的檔案格式 (例如：Excel, CSV, PDF) 下載到您的電腦，這是一種較為靜態的連結方式。匯出後的文件是獨立的，除非您手動更新和重新匯出，否則數據不會自動同步。
步驟：
- 開啟您的試算表。
- 點擊「檔案」選單。
- 選擇「下載」。
- 從彈出的子選單中選擇您想要的檔案格式 (例如：Microsoft Excel (.xlsx), CSV (逗號分隔值), PDF 文件 (.pdf) 等)。
- 檔案將會下載到您的電腦。
適用情境：
- 需要將數據提供給不使用 Google 試算表的同事或客戶。
- 需要將數據用於其他無法直接連結 Google 試算表的軟體。
- 需要將數據製作成報告或用於列印。
方法四：嵌入試算表至網頁或文件
您還可以將 Google 試算表嵌入到您的網站、部落格或其他支援 HTML 的文件中。這使得網頁訪客可以直接在您的頁面上查看試算表的內容。
步驟：
- 開啟您的試算表。
- 點擊「檔案」選單。
- 選擇「共用」。
- 點擊「進階」按鈕。
- 在「已連結的目標」下方，找到「嵌入網頁」選項。
- 點擊「發布到網路」。
- 在彈出的視窗中，您可以選擇「整個試算表」或「特定工作表」進行嵌入。
- 複製提供的 HTML 程式碼。
- 將此程式碼貼到您網頁或文件的 HTML 編輯器中。
注意事項：
- 嵌入內容的可互動性： 根據您的設定，嵌入的試算表可能允許訪客進行滾動或篩選，但通常不允許編輯。
- 權限設定： 嵌入的試算表將繼承您在「一般存取權」中設定的權限。
總結
理解並善用 Google 試算表的連結功能，是提升個人及團隊工作效率的關鍵。無論您是需要與他人即時協同編輯，還是希望將數據動態整合到其他試算表中，亦或是僅需靜態匯出數據，Google 試算表都提供了相應的解決方案。掌握這些連結技巧，讓您的數據管理和協作更加順暢！